Digitalisierung:

Digitalisierungsprojekte

Struktur des Gesamtvorgehens

Zwei Projektteile in je zwei Phasen

I Projektsteuerung

Erarbeitung aller Ziele, Konzepte und Planungen und Überführung in ein Projektvorgehen, das die langfristige Ausarbeitung und Umsetzung der Digitalisierung in Ihrem Gesundheitsamt sicherstellt.

    • Phase 1: Evaluation der Digitalisierungsbedarfe & -ziele, Erarbeitung inhaltliche Lösungen, Überführung in eine realistische Planung (Zeit, Meilensteine, Ressourcen & Kompetenzen, Teams und Gremien, Budgets)

    • Phase 2:  Entwicklung der Lösungen unter enger Einbeziehung der Mitarbeitenden der Ämter (“integrativ und partizipativ”), fortlaufende Testung & Reflektion getestet und reflektiert und in einem agilen Entwicklungsansatz in genau auf Ihre Bedürfnisse passende Lösungen umgesetzt.

II Digitale Architektur

Die neuen digitalen Lösungen sollen sich in Ihr bestehendes IT Umfeld einpassen und gleichzeitig die Grundstrukturen schaffen, auf welche langfristig die kontinuierlichen Digitalisierungsthemen aufbauen können.

    • Phase 1: Analyse Ihrer bestehenden Systeme und Erarbeitung eines technischen Konzeptes nach Vorgabe des Reifegradmodells (Interoperabilität, Schnittstellen, IT-Sicherheit & Datenschutz), das die Basis für alle gewünschten Prozessdigitalisierungen sowie andere digitale Lösungen bildet.

    • Phase 2: Umsetzung der in der Projektsteuerung (Phase 1) erarbeiteten Konzepte in enger (agiler) Abstimmung mit dem Projektteam und mit regelmäßigen Berichten an den Lenkungskreis.

Unser Vorgehen passen wir natürlich an Ihre Vorstellungen und gewählten Themen an.

Auf Basis unserer Erfahrungen umfang- und zahlreicher Digitalisierungen bietet sich ein Vorgehen in zwei Phasen an. Die Ausgangssituationen bei den Prozessen, die verfügbaren Mitarbeitenden und Teams sowie die bestehenden systemischen Anforderungen sollten zunächst geklärt werden. In der Folge können dann nicht nur die einzelnen Maßnahmen zu Digitalisierung an Ihren Schwerpunkten ausgerichtet werden, sondern es kann auch bezüglich Projektstruktur und -methodik das Vorgehen genau passend für Ihr Amt und die Menschen darin gewählt werden.

Das gesamte Vorgehen stützt sich dabei immer auf die ausgearbeitete Strategie, die auch die Grundlage für die detaillierte Projektplanung bildet und durch eine gute Kommunikation alle Menschen dabei „mitnehmen” kann.

Ein zentraler Helfer bei der Digitalisierung der Prozesse kann dabei unser digitaler Assistent ADAM sein. Erfahren Sie mehr, wie dieser Ihnen helfen kann unter „Digitalisierungsarchitektur”.

I Projektsteuerung

Bei der Strukturierung und Durchführung der Projektsteuerung bringen wir unsere langjährigen Erfahrungen bei der Definition, Ausgestaltung und Durchführung komplexer Digitalisierungsprojekte ein. Eine strukturierte Vorgehensweise und eine enge Vernetzung mit der Entwicklung digitaler Lösungen sind wichtige Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten.

Strategie & Prozesse

Die Ausarbeitung einer Digitalisierungsstrategie ist der wichtige Startpunkt der Projektarbeit

  • Die Strategie leitet sich dabei aus der Struktur des Reifegradmodells ab, detailliert und feinjustiert durch die Auswahl der spezifischen Themen, Schwerpunkte und Ziele Ihres Amtes!

  • Die IST-Situation bei Prozessen und Systemlandschaft sind dabei ein wichtiger Input für die Ausarbeitung. Eventuell noch erforderliche Analysen sollten dafür (mindestens auf hoher Ebene) ebenfalls in dieser Phase durchgeführt werden.

Das Ergebnis dieser Phase ist eine kommunizierbare Digitalisierungsstrategie – speziell für die Situation in Ihrem Amt formuliert. Eine Strategie umfasst dabei ausgewählte Handlungsfelder und auch schon einzelne Maßnahmen, wie z.B. konkret zu digitalisierende Prozesse oder auszuarbeitende Schulungskonzepte.

Konzeption & Planung

Wurden im Rahmen der Strategieentwicklung die Schwerpunkte und Handlungsfelder für die Digitalisierung Ihres Amtes festgelegt, sollte sich weiter damit auseinandergesetzt werden, was in den einzelnen Handlungsfeldern zu tun ist (Konzeption) und wie dies im Rahmen des Projektvorgehens bearbeitet werden kann (Planung).

  • Die Lösungskonzepte bspw. für Prozessdigitalisierungen werden im Detail im Rahmen eines agilen Entwicklungsprozesses in enger Abstimmung zwischen den internen Prozessexpert:innen und den technischen Umsetzenden erarbeitet. Um effizient in dieser Arbeit der Phase 2 einsteigen zu können, sollten pro einzelner Maßnahme der Digitalisierung die Anforderungen und Ziele genau definiert und im Rahmen der Planung durch Meilensteine und Kennzahlen konkretisiert werden.

  • Die langfristige Planung Ihrer Konzeption und Umsetzung nimmt alle erhaltenen Erkenntnisse aus der Analyse, die formulierten Ansprüche der Startegieentwicklung und die gewählten Themen für die konkreten Maßnahmen der Digitalisierung auf. Mit unserer Erfahrung in Lösungsfindung und -umsetzung schaffen wir gemeinsam einen langfristig gültigen Plan, welcher nicht nur Zeit, Budget und Meilensteine berücksichtigt, sondern auch konkret die verschiedenen Gremien (bspw. Lenkungskreis, operatives Projektteam) in Besetzung, Aufgaben und Meeting-Zyklus definiert.

Operative Projektarbeit

  • Fortlaufende Projektarbeit auf Basis der Planung: Kontinuierliche Bearbeitung der geplanten Maßnahmen und Prozessdigitalisierungen

  • Partizipativer Ansatz von Beginn an: bei Analyse, Konzeption, Umsetzung

  • Formulierung der Anforderungen durch enge Abstimmung mit Anwender:innen („User Stories“) und evtl. sogar ausgewählten Bürger:innen

  • Kontinuierliches Testen und Feedback zu Entwürfen (Mockups), Prototypen,  MVPs (Minimum Viable Products)

II Digitale Architektur

Für die erfolgreiche Gestaltung Ihrer digitalen Zukunft ist es entscheidend, einen Gesamtblick auf alle Anforderungen und den Status Quo der Systeme und Prozesse zu werfen. Für nachhaltig zukunftsfähige, sichere und datenschutz-konforme Lösungen gilt es, grundsätzliche Prinzipien der Architektur von Beginn an tief im Projektvorgehen und der Lösungsentwicklung zu verankern.

Technische Ausgangssituation

  • IST-Analyse der Systeme, Schnittstellen (intern & extern → Stichwort: „Interoperabilität“)
    = u.a. Input für Anforderungen an Architektur bzw. Aufgaben des digitalen Assistenten

  • Erster Abgleich mit Zielen und Handlungsfeldern aus der Strategie

  • Ableitung der Anforderungen an die Basismodule

Technische Basis schaffen

  • Umsetzung der Basisarchitektur für Digitalisierung der Prozesse
    (Schnittstellen programmieren, bestehende Strukturen integrieren)

  • Abhängig von Aufwand (lässt sich aus Analyse in IIa ableiten) und Wunsch, wird in dieser Phase bereits mit dem digitalen Posteingangs- und Terminplanungsmanagement  begonnen

Prozessdigitalisierung & andere technische Umsetzungen

  • In der Umsetzung (II-2) werden die Prozessdigitalisierungen final realisiert

  • Diese basieren auf der gemeinsamen Logik der digitalen Architektur und werden durch den engen Austausch zwischen Entwicklern und Mitarbeitenden in einem agilen Prozess effizient und nahe an den tatsächlichen Anforderungen geschaffen

  • Details dazu,

  • „Zur digitalen Architektur“